Как это работает и как пользоваться

Клиент загружает документы не в кабинет, а боту @GoFarrBot. Чтобы бот понимал, к какому проекту относить присланные фото, чат клиента нужно один раз привязать — для этого бухгалтер даёт ссылку-приглашение.

1. 1

   Бухгалтер присылает ссылку-приглашение

   Ссылка вида https://t.me/GoFarrBot?start=<код>. Срок действия кода — 24 часа; если клиент не успел перейти, бухгалтер создаёт ссылку заново.
2. 2

   Клиент нажимает ссылку

   Открывается бот, и чат автоматически привязывается к проекту. Вводить код вручную не нужно. Бот пишет: «Готово ✓ Присылайте фото накладных — мы их распознаем.»
3. 3

   Клиент шлёт фото или файл накладной

   Поддерживаются фото (Telegram шлёт их как JPEG) и файлы: JPEG, PNG, WEBP, PDF. PDF и многостраничные документы обрабатываются (до 5 страниц). Бот подтверждает: «Принято. Документ <код> в обработке.»

Бухгалтер тоже может загружать документы — прямо в кабинете на странице «Заявки» (перетаскиванием), с указанием проекта и направления. У таких документов источник «Веб», а у загруженных через бота — «Telegram».

Кабинет открывается на https://gofar.business. На странице входа введите e-mail и пароль. После входа бухгалтер попадает в рабочий кабинет, а клиент — в свою витрину со статусами документов.

Роли

Регистрация и приглашение коллег

Самостоятельная регистрация создаёт новую организацию и делает вас её Владельцем (с пробным тарифом). Чтобы добавить коллегу в существующий кабинет, Владелец идёт в «Участники»:

1. 1

   Создать приглашение

   Раздел «Пригласить в кабинет»: укажите e-mail (необязательно) и роль — «Бухгалтер» или «Владелец».
2. 2

   Скопировать ссылку

   Система выдаёт ссылку вида /join?code=…. Срок действия — 7 дней.
3. 3

   Коллега присоединяется

   Открывает ссылку, заполняет имя, e-mail и пароль (минимум 8 символов) и входит в вашу организацию с указанной ролью. Новая организация при этом не создаётся.

Проекты и мастер-данные

«Проект» — это обслуживаемая компания клиента. В разделе «Проекты» создайте проект: название, ИНН (14 цифр) и, по кнопке «Доп. реквизиты», — адрес, БИК банка, расчётный счёт и налоговый орган. У каждого проекта есть кнопки «Открыть» (кабинет проекта), «Изменить» и приглашение клиента.

Чтобы дать клиенту ссылку на Telegram, на странице «Проекты» (или в карточке проекта) нажмите «Ссылка-приглашение» → «Скопировать» и отправьте клиенту. Привязку чата можно снять в «Участниках» кнопкой «Отвязать».

Раздел «Заявки» — главная рабочая доска. Загрузки появляются здесь автоматически. Документы сгруппированы в три колонки: Распознаётся, На проверке и Одобрено. На карточке — дата, статус, контрагент/проект, тип документа, номер, источник (Веб / Telegram) и имя файла.

Сверху — чипы по проектам и форма фильтров: поиск (по номеру, контрагенту, имени файла), тип, статус и диапазон дат. Автоматически распознаются только накладные и чеки. Документы других типов (счёт-фактура, акт, договор, другое) сразу попадают в «Одобрено» — бухгалтер решает, что с ними делать.

Статусы документа

Дедлайн-бейджи (ЭСФ за 5 дней)

ЭСФ нужно зарегистрировать в течение 5 календарных дней с даты поставки. Система считает срок от даты поставки (а если её нет — от даты документа) плюс 5 дней и показывает бейдж: «срок N дн.» (жёлтый), когда осталось 2 дня или меньше, и «просрочено» (красный), когда срок прошёл. Для поданных документов и документов без дат бейдж не показывается.

Экран проверки документа

Клик по карточке открывает экран проверки: слева фото документа (клик — увеличить), справа форма. Заголовок: № документа, дата, валюта, контрагент (ИНН только для чтения), Итого без НДС, НДС, НсП, Итого. Ниже — строки с номенклатурой, кодами, количеством, ценой и суммами.

• Поля шапки с проблемой подсвечиваются красной рамкой с пояснением.
• Строки с несведённой арифметикой подсвечиваются жёлтым (например, сумма строки ≠ кол-во × цена, или итог ≠ сумма строк).
• Любая правка сохраняется автоматически при уходе из поля и пишется в историю.

Кнопка «Подтвердить» переводит документ в статус «Одобрено». Действие фиксируется в журнале аудита.

Что видит клиент

В мини-аппе клиент видит упрощённые статусы — внутренние названия скрыты:

Когда экспорт включён:

1. 1

   Выберите направление

   Тумблер «Реализация / Приобретение» на экране проверки.
2. 2

   Подтвердите проверку

   Статус «Одобрено». Экспорт возможен только из этого статуса.
3. 3

   Нажмите «Сформировать ЭСФ XML»

   Перед формированием система перепроверяет полноту и сходимость данных: есть строки, в строках сходятся кол-во/цена/сумма, «Итого без НДС» сходится с суммой строк, у контрагента указан ИНН, есть дата. Если что-то не так — появится красная панель с перечнем проблем.
4. 4

   Скачайте XML

   Имя файла зависит от направления: esf-realizatsiya-… или esf-priobretenie-…. Если в XML есть коды, помеченные как предполагаемые, система предупредит — проверьте их перед подачей.

Единственный механизм учёта — статус документа. «Обработано» с точки зрения бухгалтера — это колонка «Одобрено» и статусы «Одобрено / Экспортировано / Подано»; «не обработано» — колонки «Распознаётся» и «На проверке». Клиент видит свою версию статуса в мини-аппе.

Как ловить и не плодить дубли:

• Пользуйтесь поиском на «Заявках»: введите номер накладной или контрагента — увидите все совпадения.
• Фильтруйте по проекту и диапазону дат, чтобы быстро заметить повтор.
• Нашли дубль — обработайте только одну заявку, а вторую не подтверждайте и не подавайте (кнопки удаления нет).

Почему «Итого без НДС» иногда пустое?

Система достраивает суммы по тождеству «Итого = Итого без НДС + НДС + НсП», но только если хватает данных. Если на фото нет ни «Итого», ни «Итого без НДС», вычислять нечего — поле заполняет бухгалтер вручную.

Дата поставки не подтянулась.

ИИ извлекает дату документа, но не дату поставки. Дату поставки при необходимости вводит бухгалтер. От неё (а при отсутствии — от даты документа) считается 5-дневный срок регистрации ЭСФ.

Необлагаемая, 12% или нулевая ставка — что подставится в ЭСФ?

12% облагаемая — если ставка 12% или сумма НДС больше нуля. Нулевая ставка / экспорт — если ставка явно равна 0%. Необлагаемая — если ставка не указана (частый кейс: документ без НДС). Важно: отсутствие ставки трактуется как необлагаемая, а не как нулевая — это разные налоговые режимы. Проверяйте режим перед подачей.

Насколько можно доверять кодам ЭСФ?

Основные коды сверены по двум реальным файлам ЭСФ от GOFAR (услуги и товары, оба необлагаемые). Ветка 12% НДС пока выведена из словаря ГНС и помечается как «предполагаемая» — проверяйте такие коды перед подачей. Неверный код в поданной ЭСФ = штраф клиенту.

Сроки и хранение.

ЭСФ нужно зарегистрировать в течение 5 календарных дней с даты поставки. Документы хранятся 5 лет.

Как удалить документ?

Отдельной кнопки удаления документа в кабинете нет. Лишние или дублирующие заявки просто не подтверждайте и не подавайте.

ЭСФ

Электронная счёт-фактура — итоговый XML, который подаётся на esf.salyk.kg.

ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика (в КР — 14 цифр).

НДС

Налог на добавленную стоимость.

НсП

Налог с продаж.

Реализация

Документ продажи (исходящий) — ЭСФ типа 10.

Приобретение

Документ покупки (входящий) — ЭСФ типа 20.

ЭЦП

Электронная цифровая подпись — ставится бухгалтером вручную при подаче на портал.

Проект / клиент

Обслуживаемая компания клиента внутри кабинета.